La numérisation patrimoniale: entre Canon et Arkhênum

La généalogie est un art qui nous amène parfois à manier des documents anciens, pour ne pas dire très anciens.

Alors que la plupart de ces manipulations de documents originaux ou numériques se font dans le cadre de recherches aux AD ou autres institutions (qui font un travail formidable de numérisation de notre patrimoine, on ne le répétera jamais assez),  elles peuvent également se faire chez vous ou chez une personne de votre entourage, à base de documents originaux uniquement et sans version numérique à l’horizon.

Ça vous parle ? Si oui, je suppose que comme moi, vous vous êtes déjà retrouvé confrontés au problème de la numérisation de documents anciens. Les raisons pour s’y intéresser peuvent être aussi diverses que variées:

  • Des documents sont en très mauvais état et seul un passage au format numérique leur assurera un avenir dans ce monde;
  • Vous en avez marre de reprendre la lecture de tout vos documents depuis le début à chaque fois que vous cherchez une info, et vous vous dites que l’OCR peut vous faire gagner de précieuses heures de travail (L’OCR – Optical Character Recognition ou reconnaissance optique de caractères en français – est une technologie qui vous permet de faire des recherches par mots dans des documents scannés);
  • Vous vous sentez l’âme d’un samaritain et vous voudriez reverser une partie de vos archives aux AD, sans pour autant vous séparer des originaux;
  • Les hasards de l’Histoire et des héritages successifs ont fait que des documents intéressants « appartiennent » à une autre branche de votre famille, parfois très éloignée, et qu’une copie numérique des documents vous permettrait de faire rentrer cette partie de votre héritage dans votre patrimoine;

Certains me diront qu’ils ont un scanner à la maison, qu’ils utilisent un appareil photo ou leur téléphone pour sauvegarder les documents les plus importants. Si cette approche est valable pour les infos sans grande importance ou simplement capturer rapidement quelque chose, elle ne permet pas de répondre à certaines problématiques posées par les formats de l’époque ou le volume des documents à traiter: je ne sais pas pour vous mais, en ce qui me concerne, mes ancêtres n’ont pas tous écrit sur des feuilles A4 parfaitement rectangulaires ou n’ont pas eu comme première intention de s’assurer que leurs correspondances pourraient être scannées sans difficulté quelques siècles plus tard.

J’ai donc entrepris de chercher des solutions pour sauvegarder mes documents, et deux d’entre elles semblent couvrir la plupart de mes besoins. C’est pourquoi je veux les partager avec vous.

LE SCANNER DOMESTIQUE, ou merci Canon.

22 octobre 2015. Thibaud commence son blog par un article (ici) aussi simple que possible en présentant le scanner domestique qu’il a choisi pour scanner ses documents généalogiques. Deux ans plus tard, la bête est toujours la même, fidèle au poste et je dois dire que je ne suis absolument pas déçu de mon achat. Pour moins de 100 EUR, ce petit engin a scanné tout ce qu’il pouvait pendant ces deux dernières années. Malheureusement, la catégorie « tout ce qu’il pouvait » se limite à un format A4 au maximum, et pour tout ce qui était plus grand ou en trop grande quantité j’ai du trouver une solution alternative.

ARKHÊNUM, ou le service client parfait.

Avant d’écrire plus avant, je tiens à préciser que ce billet n’est pas rémunéré et que je n’ai aucun intérêt particulier à écrire ces lignes autre que de faire un retour positif sur un service dont j’ai été extrêmement satisfait.

Je suis un de ces généalogistes amateurs qui a la chance d’avoir un ancêtre du XVIIIème siècle ayant fait des choses exceptionnelles et qui a laissé pas mal de traces de son passage, notamment des centaines de documents « officiels » (dont beaucoup de transactions immobilières) et énormément d’échanges de lettres avec sa famille lorsqu’il est parti à l’étranger. Le problème étant que tous ces documents se sont retrouvés partagés entre deux branches familiales différentes de la mienne. Je n’avais donc rien de ce trésor familial.

Après avoir contacté les branches en questions, nous nous sommes mis d’accord pour que je puisse engager une société spécialisée dans la numérisation patrimoniale. L’objectif pour moi était double: avoir accès à des documents sans avoir à faire 400kms pour les lire, et sauvegarder ce qui était il y a encore peu une masse de documents inestimables du XVIIIème siècle rangés dans une simple armoire en bois chez un monsieur d’un certain âge.

Je me suis donc mis en quête de ce type de sociétés et après des recherches pas vraiment fructueuses (l’offre est rare), seulement deux sociétés ont retenu  mon attention: Azentis, basée à Saint Ouen, et Arkhênum, basée à Bordeaux.  Un mail d’introduction et quelques coups de téléphone plus tard, voici le résultat:

Azentis, bien qu’initialement intéressée par mon argent le projet, a vite fait marche arrière en comprenant que je demandais un service complet incluant d’aller une première fois chez la personne pour faire connaissance (et donner confiance) et en profiter pour faire un devis détaillé, une seconde fois pour prendre les documents une fois le devis accepté et l’acompte payé, et une troisième fois pour retourner les documents une fois la numérisation terminée. Je n’ai rien contre une société qui fait marche arrière en comprenant mieux un projet et en voyant que cela ne correspond pas à leur cible, du moment que les échanges sont faits dans un certain respect mutuel et que le responsable commercial ne se permet pas des choses du genre: « je ne vais pas aller voir papy quinze fois jusqu’à ce qu’il décide de me faire confiance ». Si, si, je vous jure. Du coup ça ne me laissait plus qu’ une société possible.

Mais quelle société!

Arkhênum a fait tout juste. Service clientèle impeccable, autant d’échanges téléphoniques que nécessaire pour bien comprendre la demande, communication de documents (devis, facture) dans les temps, visite « de confiance » effectuée dans le plus grand respect de la personne détentrice des documents, et prestation technique absolument parfaite. Alors évidemment, ce genre de service a un coût (devis copié plus bas pour ceux que ça intéresse) et je ne pense pas qu’ils se déplacent pour de petits volumes (ici environ 4000 vues mais avec services « spéciaux » type relecture de toutes les fins de lettres pour identifier les lettres incomplètes), mais si vous avez beaucoup de documents d’époque et de tous formats à numériser je ne saurais que recommander Arkhênum pour ce genre de travail.

Capture

Capture2

Je suis évidemment bien conscient que la somme est mirobolante pour « seulement » sauvegarder de l’information, mais je trouve personnellement que c’est déjà un miracle que toutes ces lettres aient traversé 300 ans pour parvenir en bon état jusqu’à nous. Si je peux leur permettre d’exister 300 années supplémentaires en leur offrant une vie numérique alors la somme en valait la chandelle :)

Diplome JBFM
Un des documents « hors format » numérisé par Arkhênum

Alors que faire maintenant ?

Et bien plusieurs choses: comme je l’ai dit plus haut, l’ancêtre en question a eu une vie tellement passionnante qu’on pourrait écrire un livre…

Je pense également transmettre tous les documents numérisés aux Archives Départementales des Vosges (d’où le monsieur est originaire) pour qu’ils créent un fond à son nom, en espérant qu’ils acceptent. Je suppose que ça sera assez simple vu que tout le « travail » est fait (dans le bon format de fichier pour eux), mais je dois avouer que ça sera quand même une nouvelle expérience pour moi (de faire rentrer quelque chose dans la grande Histoire), ce que je ne manquerai évidemment pas de vous raconter ici.

Et vous, quelles solutions utilisez-vous pour numériser vos documents ?

2 comments

  1. Je suis impressionnée par votre démarche, et je la comprends parfaitement. Certes, le montant du devis est élevé, mais pour 4000 vues, avec un service de qualité, plus la confiance du monsieur chez qui étaient les documents, j’imagine que le prix est cohérent.
    Ces documents, c’est la moitié du trésor familial ou tout a été regroupé ?
    Bon, 4000 documents à lire et traiter, moi qui panique devant mes 50 documents en attente de transcription, vous jouez dans la cour des grands :)
    On attend des nouvelles du livre.

    Aimé par 1 personne

    1. Bonjour Brigitte,

      Merci pour votre commentaire. Considérant la qualité du service, le nombre de documents et surtout la valeur historique et sentimentale de l’ensemble je trouve le prix vraiment raisonnable. Quand on pense qu’il s’agit d’un rien pour que tout ça disparaisse (feu, inondation, etc), je suis très content de l’avoir fait.

      Les 4000 documents représentent l’ensemble de l’ « héritage ». Cela peut sembler énorme, mais une fois toutes les transactions immobilières retirées je pense qu’il reste moins de 1000 pages à traiter: quelques diplômes, un carnet de voyage de médecin du XVIIIème siècle (j’y fais référence dans mon billet l’épidémie de 1757, Dompaire, Vosges) et surtout des centaines de pages de lettres qui représentent le principal centre d’intérêt historique.

      Quant au livre, il reste beaucoup de recherches à faire à l’étranger. C’est en bonne voie et les premiers chapitres sont en cours de rédaction, mais on se dit toujours qu’on pourrait surement trouver plus en fouillant encore et encore… Mais aux vues du temps passé ces derniers mois je pense que les sources commencent à se tarir, et la rédaction devrait s’accélérer dans les mois qui viennent.

      Bien cordialement,
      Thibaud.

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